Soluzioni

Se la tua attività lavorativa è particolarmente intensa, la cosa più importante è tenere il tuo archivio aggiornato. Ciò può sembrare paradossale, ma è in realtà molto importante. Se hai molto lavoro da fare e poco tempo per svolgerlo, non dovresti sprecare tempo per cercare i documenti.

Tenere la scrivania organizzata è una buona soluzione per ridurre lo stress. Se la tua postazione di lavoro è affollata da montagne di documenti, sei infatti portato a sentirti “limitato” ed è difficile concentrarsi bene e a lungo. Pensa anche al tempo che risparmieresti se potessi trovare i tuoi documenti rapidamente – sia che si tratti di documenti cartacei che elettronici.

Organizzazione sulla tua scrivania

I soli documenti che dovrebbero stare sulla scrivania sono quelli necessari per svolgere per il lavoro corrente. Tutto il resto dovrebbe essere posto in prossimità della scrivania in appositi supporti di archiviazione.

Molto spesso gli archivi per cartelle sospese rappresentano un metodologia più flessibile di archiviazione rispetto a un raccoglitore, consentendo un rapido recupero delle informazioni. Ciò spiega perché è usato in molti uffici.

I raccoglitori possono essere personalizzati con un’etichetta da applicare sul dorso, offrendo agli utilizzatori una chiara panoramica ed un veloce accesso ai documenti. Inoltre l’utilizzo di indici separatori permette un’efficace classificazione del contenuto. E grazie al meccanismo a leva del raccoglitore, i fogli possono essere facilmente inseriti o rimossi in base alle necessità.

Offriamo inoltre molti altri supporto necessari per gestire al meglio il proprio archivio, sia in ufficio che lontano dalla propria scrivania. Ne sono un esempio, i raccoglitori Active File

Organizzazione sul tuo PC

Per qualunque progetto tu debba svolgere, sarebbe oppportuno creare un file o una sotto- cartella dove salvare tutti i dati più importanti. La definizione di una una pratica ed efficace struttura dei dati e delle sotto-cartelle per tutti i tuoi file è molto importante. Quando dai un nome ai file, devi essere sicuro di scegliere nomi che effettivamente ti permettano di sapere esattamente cosa c’è nel file senza aprirlo. Se aggiungi la data al nome del file – anno, mese e giorno - avrai automaticamente una lista dei file in ordine cronologico. Con un’occhiata, vedrai qual è il file più recente.

I file che non dovranno più essere usati per lungo tempo, ad esempio perché il progetto è stato completato, posso essere archiviati una volta per sempre – semplicemente copiandoli su un DVD o su una periferica esterna.

Puoi perfino masterizzare il tuo flusso giornaliero di e-mail con un sistema di archiviazione ben congegnato. Apri semplicemente una sotto-cartella sulla tua inbox per ogni progetto. Le e-mail di cui ti sei già occupato possono esser così messe nel file adatto. Le e-mail non importanti possono essere cancellate immediatamente. Usando questo metodo puoi creare una list “del fatto” con le e-mail nella tua inbox, mantenendo una buona panoramica del progetto di cui ti stai occupando.

Dati con periodo di conservazione definito per legge

Molti stati hanno leggi che definiscono quanto a lungo devono essere conservati i dati relativi al business. Nel moderno ambiente digitale, queste regolamentazioni non si applicano solo ai documenti cartacei. Molti documenti importanti e file possono essere infatti archiviati elettronicamente. Non ci si può limitare a cancellare semplicemente le e-mail dopo un certo periodo di tempo. Dovrebbero essere inserite in un sistema di archiviazione elettronico – che siano DVD o periferiche esterne – che siano ben strutturato e tecnologicamente avanzato.