Soluzioni
L'archiviazione istantanea
Archiviare all'istante per un'organizzazione efficiente
Il volume di documenti che gestiamo in ufficio è oggi estremamente
elevato. Per riuscire a non perdere di vista le diverse attività in
corso e le relative priorità è quindi necessario effettuare una precisa
e puntuale archiviazione dei documenti che transitano sulla nostra
scrivania.
Ci sono diverse ragioni per cui questa risulta essere la strategia
ottimale nella gestione del lavoro quotidiano. Di seguito ne presentiamo
5:
1) Impedisce di smarrire documenti importanti. Quanto maggiore è il periodo di tempo che un documento si "aggira" nei dintorni della scrivania, tanto maggiore è la possibilità che questo venga nascosto, confuso o, quel che è peggio, perso. In aggiunta, se aspettate che si crei una pila di documenti sulla scrivania per iniziare ad archiviare i diversi fascicoli, il rischio che questi vengano smarriti è ulteriormente evidente.
2) Mantiene i documenti confidenziali al riparo da sguardi indiscreti. Molti fogli contengono informazioni riservate, destinate solo a specifici interlocutori. E' questo il caso di dati finanziari, report di bilancio o informazioni personali. Se questi non vengono archiviati subito dopo essere stati consultati, è molto probabile che tali notizie finiscano nelle mani sbagliate.
3) Incrementa la produttività. Se i diversi documenti sono opportunamente archiviati, ogni volta che vi sarà chiesto di reperirli non dovrete perdere tempo a cercarli tra pile di fogli accatastate sulla scrivania. Questo renderà il vostro reparto e persino la vostra intera azienda più efficiente e produttiva, rendendo il vostro stesso lavoro più semplice.
1) Impedisce di smarrire documenti importanti. Quanto maggiore è il periodo di tempo che un documento si "aggira" nei dintorni della scrivania, tanto maggiore è la possibilità che questo venga nascosto, confuso o, quel che è peggio, perso. In aggiunta, se aspettate che si crei una pila di documenti sulla scrivania per iniziare ad archiviare i diversi fascicoli, il rischio che questi vengano smarriti è ulteriormente evidente.
2) Mantiene i documenti confidenziali al riparo da sguardi indiscreti. Molti fogli contengono informazioni riservate, destinate solo a specifici interlocutori. E' questo il caso di dati finanziari, report di bilancio o informazioni personali. Se questi non vengono archiviati subito dopo essere stati consultati, è molto probabile che tali notizie finiscano nelle mani sbagliate.
3) Incrementa la produttività. Se i diversi documenti sono opportunamente archiviati, ogni volta che vi sarà chiesto di reperirli non dovrete perdere tempo a cercarli tra pile di fogli accatastate sulla scrivania. Questo renderà il vostro reparto e persino la vostra intera azienda più efficiente e produttiva, rendendo il vostro stesso lavoro più semplice.
4) Evita la confusione. Quando si abbandonano diversi fascicoli sulla
scrivania, il rischio che i relativi documenti si mischino è
elevatissimo. Se invece questi vengono identificati nel modo corretto,
inserendoli in specifiche cartelline con etichetta personalizzabile,
questo rischio viene completamente azzerato.
5) Genera una superficie di lavoro ordinata e pulita. Avrete più spazio per organizzare meglio il vostro lavoro, avendo visibili con un colpo d'occhio le diverse priorità. Iniziare la giornata di lavoro in un ambiente ordinato contribuirà a farvi sentire più effiecienti e produttivi sin dalle prima ore di attività.
5) Genera una superficie di lavoro ordinata e pulita. Avrete più spazio per organizzare meglio il vostro lavoro, avendo visibili con un colpo d'occhio le diverse priorità. Iniziare la giornata di lavoro in un ambiente ordinato contribuirà a farvi sentire più effiecienti e produttivi sin dalle prima ore di attività.
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